Электронный документооборот (ЭДО) и электронный архив (ЭА) являются ключевыми инструментами цифровой трансформации бизнеса. Они позволяют автоматизировать процессы документооборота, обеспечить сохранность и конфиденциальность документов, повысить эффективность работы сотрудников и снизить затраты на хранение и обработку документов.
Электронный документооборот «Этлас»
Электронная система документооборота «Этлас» (СЭД «Этлас») — это отечественная система электронного документооборота, разработанная компанией «Этлас-Софт». СЭД «Этлас» позволяет автоматизировать все процессы документооборота в организации, включая:
- Создание, регистрацию, хранение, движение и исполнение документов;
- Взаимодействие с контрагентами;
- Контроль сроков исполнения документов;
- Архивирование документов.
СЭД «Этлас» обладает широкими функциональными возможностями, которые позволяют адаптировать систему под конкретные потребности организации. Система поддерживает различные форматы документов, включая текстовые, графические, табличные и мультимедийные файлы. СЭД «Этлас» также позволяет настроить маршруты движения документов, установить права доступа к документам и создать систему уведомлений.
Электронный архив «Этлас»
Система электронного архива «Этлас» (ЭА «Этлас») — это подсистема СЭД «Этлас», предназначенная для централизованного хранения и управления архивными документами. ЭА «Этлас» позволяет организовать хранение документов в соответствии с действующими нормативными документами, обеспечить их сохранность и конфиденциальность, а также обеспечить быстрый и удобный доступ к документам сотрудникам организации.
ЭА «Этлас» поддерживает различные форматы документов, включая текстовые, графические, табличные и мультимедийные файлы. Система позволяет создавать и управлять виртуальными папками и архивными делами, а также устанавливать различные права доступа к документам. ЭА «Этлас» также позволяет проводить поиск документов по различным критериям, включая автора, дату создания, содержание и ключевые слова.
Общие преимущества ЭДО и ЭА «Этлас»
Электронный документооборот и электронный архив «Этлас» обладают рядом общих преимуществ, которые делают их эффективными инструментами для повышения эффективности работы организации:
- Автоматизация процессов документооборота. ЭДО и ЭА «Этлас» позволяют автоматизировать все процессы документооборота, что освобождает сотрудников от рутинной работы и позволяет им сосредоточиться на более важных задачах.
- Снижение затрат. ЭДО и ЭА «Этлас» позволяют сократить расходы на хранение и обработку документов, а также на печать и отправку документов.
- Повышение эффективности работы. ЭДО и ЭА «Этлас» позволяют повысить эффективность работы организации за счет снижения сроков исполнения документов, улучшения контроля над документами и повышения прозрачности процессов документооборота.
- Сокращение ошибок. ЭДО и ЭА «Этлас» помогают сократить количество ошибок в документах, что может привести к снижению затрат и повышению качества работы организации.
- Улучшение взаимодействия с контрагентами. ЭДО позволяет обмениваться документами с контрагентами в электронном виде, что упрощает и ускоряет взаимодействие с ними.
Отличия ЭДО и ЭА «Этлас»
Электронный документооборот и электронный архив «Этлас» имеют ряд различий, которые необходимо учитывать при выборе системы для организации:
- Цель использования. ЭДО предназначен для автоматизации процессов документооборота, а ЭА «Этлас» — для централизованного хранения и управления архивными документами.
- Функциональные возможности. ЭДО «Этлас» обеспечивает полный цикл документооборота, включая создание, регистрацию, хранение, движение и исполнение документов. ЭА «Этлас» обеспечивает централизованное хранение архивных документов, включая их учет, поиск и доступ.
- Назначение. ЭДО «Этлас» может использоваться в любой организации, независимо от ее размера и сферы деятельности. ЭА «Этлас» рекомендуется использовать в организациях, которые хранят большое количество архивных документов.
Заключение
Электронный документооборот и электронный архив «Этлас» являются эффективными инструментами для повышения эффективности работы организации. Системы обладают широкими функциональными возможностями и могут адаптироваться под конкретные потребности организации. При выборе системы необходимо учитывать цель использования, функциональные возможности и назначение системы.