Фискальный накопитель (ФН) выполняет такую функцию, как сохранение данных о деятельности кассы. Накопитель находится внутри онлайн-кассы, и без него получится использовать кассу. Ниже опишем и разберем, что такое ФН и каково его назначение.
ФН представлен чипом, который хранит информацию о чеках, шифрует, расшифровывает и передает оператору фискальные данные, то есть сведения о всех операциях, выполненных через кассы. Такую информацию нельзя как-либо изменить или поменять.
Проверить аккредитацию накопителя в ФНС можно в реестре налоговой службы. По сроку эксплуатации различают несколько типов фискальных накопителей на 36 месяцев, 15 месяцев, но срок может закончиться и раньше, все зависит от количества чеков.
С 6 августа 2021 года на всех онлайн-кассах владельцы должны зарегистрировать новый образец накопителя – ФН-М. Старые форматы были удалены из реестра налоговой. Новый накопитель подходит для всех форматов фискальных данный.
Блокирование ФН
Если с момента последнего подтверждения оформления чека на кассе проходит более 30 дней, то фискальный накопитель блокируется. Эти дни касса еще печатает чеки, но она прекратит свою работу, если по истечению срока не представить данные оператору фискальных данных (ОФД). В случае если касса работает в автономном режиме, например, из-за отсутствия соединения с интернетом, она может продолжить печатать чеки даже после истечения срока.
Когда памяти фискального накопителя остается менее 30 дней, то в личный кабинет приходит сообщение, также эту информацию можно отслеживать в отчете о закрытии кассовой смены, там будет соответствующая строка. После того как память на накопителе закончится, он заблокируется. Также ФН может быть заблокирован из-за истечения срока действия.
Как воспрепятствовать блокировке накопителя
Контролировать отчеты о текущем состоянии расчетов или отчеты об окончании кассовой смены. Поле с непереданными фискальными данными должно оставаться пустым. В случае если накопитель заблокировался, то можно попробовать самому исправить неполадки, например, наладить соединение с интернетом. Когда данные дойдут до ОФД, то блокировка автоматически снимется и можно будет продолжить работу.
Замена накопителя
Когда случилась какая-то поломка накопителя или его срок действия подошел к концу, то следует заменить ФН. Для этого требуется передать необходимые документы ОФД, важно, чтобы перед закрытием и блокировкой все чеки были доставлены оператору. Далее следует закрыть смену и архив ФН, создав соответствующий отчет. После этого надо извлечь старый накопитель, поместить новый. При регистрации нового накопителя на кассе следует указать причину – замена ФН.
Старый накопитель нельзя выкидывать, его следует хранить в течение пяти лет, так как в его памяти сохранены оформленные чеки во время периода работы. Если эти данные не будут предоставлены при запросе налоговой, то владельцу грозит штраф.
Многократно эксплуатировать ФН нельзя, так как он ведет однократную запись данных.